お客様の個人情報を流失させて、廃業しないための管理法
あなたも起業をし、ビジネスをしていくとなると、
たくさんのお客様の情報を扱うようになってくると思います。
大事な大事なお客様の情報は大切に扱わなければなりませんよね。
では、実際のビジネスで、お客様の個人情報を扱う時には
どのようなことに注意したらいいのでしょうか？
今回は、
「お客様の個人情報を流失させて、廃業しないための管理法」
についてお伝えしたいと思います。
お客様の個人情報を考えるうえでおさえておかなければならない法律は、
個人情報保護法です。
あなたも、この個人情報保護法という法律については、
多少は耳にしたこともあるかと思います。
個人情報保護法（正式には個人情報の保護に関する法律）という法律では
個人情報とは「個人を特定できるもの全て」と決められています。
ですので、あなたは、住所や氏名だけでなく、メールアドレスや
個人が特定できるように写っている映像も適切に管理しなければいけません。
また、法律の適用を受けるのは5000人分の個人情報を持っている
事業者ですが、5000人まで顧客情報が増える前から、管理体制は
整えておいてもらいたいものです。
というのも、個人情報の扱いは大変重要だからです。
もし、万が一、顧客情報が流失してしまったら、
お客様からの信用を完全に失います。
他にも、賠償を請求されたり、謝罪の対応をしなければならなくなったりして、
ビジネスを継続することが困難な状態にまで追い込まれてしまうからです。
具体的にはパソコンやスマートフォンでお客様の個人情報を見ることが
できるような設定になっている場合には、しっかりパスワードを設定したり、
紛失した場合にデータを見れないようにするなどの事前設定が重要です。
特に今はパソコンが軽量化されたり、高機能なモバイル端末が安価に
なってきたので、外出先で顧客情報にアクセスできる状態の方も
多いと思います。
あなたはｉＰｈｏｎｅ（アイフォーン）やｉＰａｄ（アイパッド）を
利用していますか？
iphoneやipadを紛失してしまった時や盗まれてしまった時に、
遠隔から探したり端末のデータを削除する機能があるのはご存知でしたか？
以前は有料のサービスでしたが、最近になって、無料になりました。
ですので万一に備えて、ぜひ設定を行っておきましょう。
端末ごとに設定する必要がありますが、15分ほどで設定は終了できます。
●紛失したiphone/ipadを探す
このような事前の準備も重要なのですが、個人情報を取り扱ううえで
最も注意して欲しいのは、内部からの個人情報の流失についてです。
外部から情報を盗まれるよりも多いのが、実は会社内や会社関係者など
身内からの個人情報の流失なんです。
特に、社員やアルバイトが辞める際に個人情報を持ち出すことがよくあります。
ですので、社員がやめた時や定期的にパスワードを変更していくなどの
対策が必要です。
このような対策を、怒りを抱えたまま社員が辞めていく状態を回避するような
マネジメントと合わせて行い、簡単に個人情報を持ち出すことができないような
仕組みを作っておきましょう。
また、業務をアウトソーシングしている場合には、
外注先の個人情報の管理に関しても目を光らせておくことも必要でしょう。
可能な限り、個人情報にアクセスできる人を最小限に限定して
リスクをおさえておくことも重要なことですね。
