メールコミュニケーション効率化 3つのポイント
今や仕事をするのにメールでのやり取りは
避けて通れないものになっています。
そんな、仕事でのコミュニケーションツールとして
欠かせないメールだけに、少しの工夫をするだけで、
仕事を効率化することもできるのです。
そこで、今回の記事では、
「メールコミュニケーション効率化 3つのポイント」
についてお伝えしたいと思います。
細かいことまで挙げると、たくさんあるのですが、
今日は３つのポイントに絞ってお伝えしたいと思います。
では、早速、ひとつずつ見ていきましょう！
ポイント１：件名をできるだけ具体的にする
メールを受け取った際に、一番最初に目にするのは「件名」です。
この件名が分かりやすく、具体的であればあるほど
相手にとってもアクションが取りやすくなります。
件名をひと目みただけで、メールの内容が想像つくような
ものにできるとベストですね。
ここで、少し例を挙げてみましょう。
例１）企画会議について
例２）【出欠確認】次回企画会議
例３）【出欠確認】次回企画会議 10/8（月）14:00-15:00
例１）では、企画会議についてということは分かりますが、
それ以上の詳細は明確ではありません。
例２）では、それが明確になり、出欠確認だということが
件名を見ただけでわかりますよね。
例３）になると、いつの企画会議かというところまで、件名を
見るだけで明確になります。もちろん、メールの本文には日程も
きちんと記載してあるのでしょうが、件名にも明記することで
受け取った相手にとって親切なメールになりますね。
内容によっては、件名の最初に【要返信】【緊急】といった言葉を
付け加えて強調する工夫をすると良いでしょう。
ポイント２：複数のことを記載する場合は箇条書きにする
メールの文章はできるだけ短く簡潔にしたいものです。
しかし、場合によっては、どうしても複数のことを
記載しなければならず、長くなることもあると思います。
そんな時は、箇条書きやポイント分けを上手く使いましょう。
例えば、
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ご依頼いただきましたチラシの作成にあたり、
記載内容の詳細と掲載希望の写真画像、そしてロゴのデータを
送付願います。
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と書くよりも、
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ご依頼いただきましたチラシの作成にあたり、
以下３点をデータで送付願います。
１，記載内容の詳細
２，掲載する写真画像
３，ロゴのデータ
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と書く方が分かりやすくなります。
特に、相手に準備や確認をしてもらう必要がある場合などは
「以下◯点、ご確認願います」
「以下◯点、ご準備ください」
といったように数字も入れると、メールを受け取った相手に
するべきことを認識してもらいやすくなるでしょう。
ポイント３：できるだけすぐに返信する
仕事がデキる人は驚くほどメールの返信が早かったりします。
だからというわけではありませんが、
できるだけ読んだ時にすぐ返信するようにしましょう。
簡単な内容なメールほど、その場ですぐに処理をした方が
時間もセーブできます。
とは言っても、メールが届く度に返信をしていると
そればかりに時間をとられてしまうので、１日のうちに
２，３回集中してメール処理をする時間を作ると効率的です。
もし重要度が高い内容のもので、返信するのに少し時間が
かかりそうなら、その旨を伝えるためのメールを送信するのも
良いかもしれません。
その場合、いつ頃までに返信可能かということを明記すると
相手にとっても親切ですね。
例外で、すぐに返信しない方が良いメールというのもあります。
それは、感情的になって書いた返信メールです。
ポジティブな感情なら良いのですが、ネガティブな感情を伴って
書いたものは、攻撃的な内容になってしまうことがあります。
そういう場合は、返信を書いてから半日〜１日ほど時間を置いて
冷静になった後に改めて内容を見直すようすると良いでしょう。
