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打ち合わせ時間を有効活用するための3つのポイント

 会社組織に属しているにしろ、一人で事業をしているにしろ、
打ち合わせや会議に出席することも仕事のひとつです。
 
しかし、せっかく打ち合わせや会議に出向いていったのに、
結局、何も決まらず時間だけが無駄に過ぎていってしまった…
という経験、あなたもしたことがあるかもしれません。
 
 
打ち合わせや会議を行うということは、
必ずそのための何らかの目的があるはずです。
 
ですので、その目的をはっきりさせておくことは
言うまでもありません。
 
持ち寄ったアイデアを検討することが目的なのか、
それとも、何かについて決定を下すことが目的なのか、
必ず「何のための打ち合わせ(又は会議)なのか」を
しっかり押さえておくようにしましょう。
 
 
それを踏まえた上で、打ち合わせの時間を最大限
有効に活用するポイントを3つお伝えしたいと思います。
 
 
1,議題を決めておく
 
これも本当は言うまでもないことなのですが、
話し合う議題は、前もって決めておきましょう。
 
ダメなパターンは、打ち合わせや会議が始まってから
何を話し合うか相談しはじめることです。
 
意外だと思われるかもしれませんが、
このパターンで会議が行われることも結構あります。
 
そうすると、結局、話し合う議題が決まった時点で
会議の予定時間が終了してしまった…ということにも
なりかねません。これだけは避けたいものです。
 
 
また、話し合う議題がたくさんあることも多いかと思います。
 
しかし、あまりにも議題の数が多すぎると
集中力が途切れてしまうので、議題は多くても5つまでに
おさえるようにしましょう。
 
それ以上議題が多くなりそうな場合には、
打ち合わせや会議を2回に分けるなどの工夫をすることも
有意義な話し合いを行うためには必要になってきます。
 
 
2,時間配分を決めておく
 
議題が決まったら、それぞれの議題にどのくらいの
時間を費やすのか、あらかじめ決めておきましょう。
 
1時間の会議で、3つ話し合うことがあれば、
単純に計算して1つの議題につき20分ということになります。
 
時間配分を決めていない場合に陥りやすいのは、
最初の方の議題に時間を費やしすぎて、最後の方の議題に
なったときに時間が足りず、次回へ持越しというパターンです。
 
会議で決まらないと、先に進めないこともあると思うので、
議題に挙がったものはすべて話し合えるよう、
最初からきちんと時間配分を決めておきましょう。
 
 
3,出席者に、上記1&2を事前に連絡しておく
 
議題と時間配分が決まったら、それを出席者全員に
連絡しておきましょう。
 
進行をスムーズに行うためにも、打ち合わせや会議に
入る前に出席者の認識を統一しておくことが大切です。
 
あらかじめ議題を知らせておくことによって、
各自の意見や質問なども前もって準備しておくことが
できます。
 
そうすることにより、決められた時間内で有意義な
意見交換や議論をすることができるのです。
 
 
1対1での打ち合わせでも、大勢での会議でも、
このポイントを踏まえていれば、
かなり時間を有効活用することができるでしょう。




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伊藤仁成

講師 伊藤じんせい
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