仕事がデキる人のメール術 ３つのポイント
あなたは１日のうち、
どのくらいのメールを処理していますか？
１日100通以上のメールを処理している人も
少なくないのではないでしょうか。
メールはやり取りするのに便利なツールですが、
その内容から、その人の人柄や仕事術が見えてきます。
そこで、今回の記事では、
「仕事がデキる人のメール術 ３つのポイント」
というテーマでお伝えしたいと思います。
早速、仕事がデキる人のメール術
３つのポイントをお伝えしていきますね。
１，レスポンスが早い
仕事がデキる人の特徴を挙げるとすれば、
「メールの返信が早い」という項目は必ず
上位にはいっていくると思います。
時間管理術の中でも、メールの返信は
「読んだらすぐにする」ということが
言われています。
ではなぜ、その場で直ぐに返信することが
時間管理に繋がるのでしょうか？
例えば、届いたメールを開くとしましょう。
そして、もちろん本文を読みますよね。
もし読んだその場で返信したとすると、
メール本文を読んだ回数は１回だけですみます。
しかし、もしその時すぐに返信をせず、
後回しにしたら、後で返信をする際に、
もう一度本文を読むことになるのです。
この場合、同じ文章を
合計２回読んでいることになりますよね。
もし、再び返信を後回しにしてしまうと、
同じ文章を読む回数がどんどん増えていきます。
これが数通だけなら良いのですが、
膨大な量だとすると、かなりの時間をメールの
２度読み、３度読みに費やしていることに
なるのです。
２，メールは短く簡潔に
理想的なメールの長さは、
相手に画面をスクロールさせない長さ
だそうです。
開いた画面の中でメールの内容が
簡潔しているのが理想的なんですね。
とは言っても、案件によっては、
どうしても長くなってしまうこともあると思います。
そこで、簡潔なメールを作成するための
ポイントをいくつかあげますね。
●件名を工夫する
→ 件名を見ただけで本文の内容が分かるような
ものがベストです。
例えば、会議の資料を送ってほしい際に、
「企画会議の資料について」と書くのと、
「資料送付のお願い：5月21日企画会議」と書くのでは、
分かりやすさが違いますよね。
件名に具体的なキーワードを入れるだけで
相手からの返信速度も上がります。
●結論を先に書く
→ 結論を先に書くことで、メールの内容をある程度
把握できます。そうすることで、取るべきアクションや
重要性なども冒頭の数行で判断できるのです。
●箇条書きにする
→ もし文章があまりにも長くなりそうなら、
その内容を箇条書きにできないか考えてみましょう。
長い文章が並んでいると、私たちは見た目から
読む気が失せてしまうことがあります。
しかし、同じ内容でも箇条書きにしてあると
理解しやすいため抵抗なく読めるのです。
３，追伸で心の距離を縮める
メール本文で一番読まれるところは、
一説によると「Ｐ.Ｓ.（追伸）」の部分だと言われています。
私も、メールマガジンなどに追伸が記載されていると
ついつい読んでしまいます。
それはきっと、追伸には何かパーソナルなことが
書いてあると思うからではないでしょうか？
そこからも分かるように、
私たちは例え業務連絡のメールであっても、
そこにパーソナルなものを求めているのかもしれません。
追伸に他の人が知らない相手の近況であったり、
相手が自分を気遣ってくれる言葉が書いてあると
嬉しくなるものです。
追伸は、お互いの心理的な距離を縮めることができる
ツールなのかもしれませんね。
