相手に要望を伝える際の５つのステップ
相手に自分の要望を伝えるとき、
あなたは普段どんなことを心がけているでしょうか？
相手が望んでいることと自分の要望が
一致する場合は、特に問題ないですよね。
しかし、もし、相手が望むことと逆のことを
伝えなければならない場合、その伝え方次第では
関係がギクシャクしたり、場合によっては、
相手を怒らせてしまうこともあるかも知れません。
きっと、あなたもご自身の要望を伝える際には
無意識のうちに神経を使われていると思います。
そこで、今回の記事では、
「相手に要望を伝える際の５つのステップ」
というテーマでお伝えしたいと思います。
それでは、早速、ひとつずつ見ていきたいと思います。
１，現状を擦り合わせる
まず、大切なのが、要望を伝える前に、
今の状況をお互いが客観的に認識できているか
どうかを確認することです。
ここがしっかりできていないと、
いくら話を進めても、建設的な話はできません。
その際、感情はできるだけ除外して、
事実のみを客観的に把握することポイントです。
場合によっては、データやグラフを用いて
現状を認識することも有効でしょう。
例えとして、頼んでいたチラシのデザインが
希望の納期までに上がってこなかったとしましょう。
この場合だと、カレンダーなどを用意し、
元々伝えていた希望納期と今日の日付に印をつけ、
「すでに◯日、納期が遅れている」ということを
相手と一緒に再確認するのです。
２，相手の気持ちに共感する
次に大切なのが、
「相手に気持ちに共感する姿勢」
を相手に見せることです。
もちろん、上っ面だけで共感するのではなく、
実際にあなたが、相手の立場や状況を理解しようと
していることを言葉で伝えてください。
相手にとって、あなたは味方なんだと
思ってもらえるように表現に心掛けましょう。
チラシデザインの例でいうと、
頭ごなしに「納期が遅れている！」と怒るのではなく、
「なぜ、納期が遅れてしまったのか？」という理由を
理解することが重要です。
もしかすると、
他にも急ぎの仕事を抱えていた上に、
アシスタントが体調を崩して休みだったことが重なり
手が回らなかった…
という事情が相手にはあるかもしれません。
仕事なので、どんな言い訳も通用しないという言い分も
あるかも知れませんが、相手も人間です。
そこを共感してもらえるかどうかで、
後の対応に必ず差が出てくるのです。
３，自分の立場や状況を説明する
相手の気持ちに十分共感できたなら、
次は、自分の立場や状況を相手に説明する番です。
その際に気をつけたいことは、
いくらあなたが困った状況に立たされていても、
決して感情的になったり、攻撃的にならないことです。
自分の困っている気持ちを、素直に相手に伝えましょう。
例えば、チラシデザインが納期通りに
上がってこなかった事で、あなたは、
「社内会議にかけるタイミングを逃してしまい、
スケジュールが大幅に送れる可能性があって困っている」
のかもしれないですよね。
相手には相手の事情があるように、
あなたにもあなたの事情があります。
先に相手に共感していれば、ここで相手も
あなたの事情にも共感してくれるはずです。
４，提案を投げかける
ステップ３で、自分の立場や状況を説明したら、
次は、現状を打破するための提案をしていきます。
その際に気をつけたいことは、
決して相手を責めるような口調にならないこと。
そして、お互いにとってWin-Winになる形の
提案ができればベストですよね。
また、提案する内容は、
・具体的であること
・現実的であること
この２つを意識してください。
漠然としたものでは、こちらの意図するものが
伝わりにくいですし、非現実的な提案では
相手も困ってしまいます。
５，相手の返答を受けて、結論を出す
相手に提案を投げかけたら、
あとは、その返答を待つのみです。
あなたの要望に対する相手の答えが
イエスなのか、それともノーなのか、
ここで判断がくだされます。
相手が結論を出すのに迷っているようなら、
再度、あなたが示した提案について、
双方に対するメリットを伝えてみてください。
そして、もし、要望を受け入れてもらえなかった場合は、
逆に相手に代替案を聞いてみるといいですね。
代替案を聞いた上で、あなたの提示した
要望との妥協点を見つけられるかどうかを含め、
その場でどうするか最終の判断をします。
相手の返答がノーだった場合の妥協案として、
ここまでなら譲れるというライン引きを
予めご自身の中で準備されておくと良いと思います。
